Korte definitie

Workflowautomatisering — het automatisch uitvoeren van terugkerende stappen in een werkproces op basis van afgesproken triggers, regels en controles.

Ook bekend als: workflow automation, procesautomatisering.

Workflowautomatisering neemt herhaalwerk over zonder dat iemand elke stap handmatig hoeft te starten. Een formulier kan bijvoorbeeld een klantrecord maken, een taak toewijzen en een bevestiging klaarzetten.

Hoe werkt Workflowautomatisering?

Een workflow begint met een trigger, zoals een nieuw formulier, een gewijzigde status of een vast tijdstip. Daarna volgen vooraf bepaalde acties en beslisregels. Voor voorspelbare stappen is gewone software meestal betrouwbaarder dan een AI-model; AI is vooral nuttig wanneer tekst of ongestructureerde informatie geïnterpreteerd moet worden.

Wat betekent dit voor een klein bedrijf?

Voor een zelfstandige of klein team zit de winst in minder kopieerwerk, minder vergeten opvolging en een duidelijker proces. Begin bij één taak die vaak terugkomt en waarvan de correcte uitkomst makkelijk te controleren is. Automatiseer niet meteen betalingen, publicatie of klantcommunicatie zonder menselijke controle of goedkeuringsstap.

Waar let je bij Workflowautomatisering op?

  • de trigger en stopvoorwaarde zijn ondubbelzinnig;
  • iedere actie heeft alleen de rechten die ze nodig heeft;
  • fouten komen in een zichtbare wachtrij terecht;
  • een mens kan de workflow pauzeren en de laatste stappen terugvinden;

Samenhang met andere websitekeuzes

Een vaste workflow kan gegevens uitwisselen via een API of reageren op een webhook. Wanneer de route onderweg mag veranderen, kan een begrensde AI-agent een onderdeel van de workflow zijn.